Bắt đầu từ 31/5/2022, Gmail đã tạm dừng tính năng "Allow Less Secure App" trên tài khoản Gmail cá nhân dẫn tới bạn không thể cấu hình tài khoản Gmail cá nhân vào các phần mềm gửi email hàng loạt sử dụng giao thức SMTP như UltraMailer. Để khắc phục vấn đề này, bạn có thể bật chế độ Xác minh 2 bước và sử dụng mật khẩu ứng dụng để gửi thư qua UltraMailer. Sau đây là hướng dẫn chi tiết:

 

Bước 1. Bật chế độ xác thực 2 bước trên tài khoản Gmail

1.1) Đầu tiên các bạn đăng nhập vào tài khoản Gmail, sau đó bấm vào biểu tượng avatar ở góc bên tay phải phía trên cùng trang Gmail và chọn Google Account (hoặc nếu dùng tiếng Gmail Tiếng Việt là Quản lý tài khoản Google của tôi)  như hình dưới đây:

 

1.3) Vào mục Bảo Mật > Chọn Xác minh 2 bước:

 

1.4) Bấm nút Bắt đầu:

1.5) Điền số điện thoại và bấm Tiếp theo:

1.6) Điền mã xác minh mà ban nhận được trong điện thoại rồi bấm Tiếp theo:

 

1.7) Chọn Bật:

 

Bước 2: Tạo mật khẩu ứng dụng và điền vào UltraMailer

2.1) Vào mục Bảo Mật và chọn Tạo mật khẩu ứng dụng:

 

2.2) Vào mục Bảo Mật và chọn Tạo mật khẩu ứng dụng::

 

2.3) Chép mật khẩu ứng dụng đã tạo:

 

2.4) Dán vào UltraMailer và bấm gửi thử để kiểm tra cấu hình đúng hay chưa, sau đó bạn có thể lưu lại và sử dụng tài khoản đã cấu hình để gửi thư bình thường:

Khi gửi thư hàng loạt, bạn thường có nhu cầu cá nhân hóa nội dung bức thư bằng cách chèn một số thông tin cơ bản của người nhận vào bức thư như Họ , Tên vào trong bức mail.

Ví dụ khi bạn muốn gửi thư tới 1 người tên là Phong thì bức thư sẽ mở đầu với dòng chữ Chào Phong. Và tương tự khi gửi thư tới Linh => Chào Linh.

Hướng dẫn

Cách thao tác rất đon giản, đầu tiên bạn nhập các thông tin người nhận từ excel vào phần mềm UltraMailer

Sau đó, khi soạn nội dung mail bạn bấm vào ô Tùy biến,  phần mềm sẽ hiện ra danh sách các cú pháp như ##Họ##, ##Tên## , ##SĐT## ...

Bạn chọn cú pháp mong muốn, phần mềm sẽ chèn cú pháp đó vào vị trí ban đang soạn thảo.

Cách thao tác được mô tả trong hình ảnh dưới đây:

 

Trường hợp bạn muốn chèn nhiều thông tin hơn, ví dụ như bạn muốn gửi 1 thông báo học phí đến hàng loạt phụ huynh và muốn chèn nhiều thông tin như số tiền phí học kỳ 1, tiền vệ sinh, tiền ăn, tiền sửa thiết bị, thuế, .... bạn có thể tham khảo tiếp hướng dẫn cách chèn dữ liệu từ file excel bất kì vào UltraMailer

DKIM (DomainKeys Identified Mail) là 1 dạng chữ kí điện tử dùng để xác thực tên miền trong email. Giả dụ bạn là chủ của website quan trọng như tiki.vn , bạn gửi thư tới người nhận với email admin@tiki.vn và muốn kí điện tử để xác minh 100% rằng bức thư này chính xác được gửi đi từ tiki chứ không phải gửi đi từ 1 người nạc danh nào đó.  Việc dùng DKIM làm tăng tính xác thực của email, giúp thư vào inbox tốt hơn nếu bạn gửi thư từ 1 tên miền tốt. Và khi gửi thư qua các dịch vụ SMTP như Amazon, bạn cũng không thấy xuất hiện dòng chữ như 'qua amazonses.com' ở trên đầu bức thư nữa vì thư đã được kí điện tử xác thực bằng tên miền của bạn.

Sau đây là hướng dẫn cách xác thực DKIM khi gửi qua Amazon:

 

Bước 1. Bạn vào mục Domain > Verify a new Domain

 

Bước 2: Điền tên miền website bạn, tích vào Generate DKIM settings, và bấm Verify this Domain

 

Bước 3 - 4 : Bước này bạn cần đăng nhập vào trang quản trị DNS tên miền, rồi thêm các bản ghi vào tên miền theo như yêu cầu của Amazon

 

Sau khi xong bước 2 bạn sẽ thấy thông báo từ Amazon SES hiện ra như sau:

Bạn chép cấu hình của Amazon SES hiện ra điền vào phần quản trị record tên miền của bạn, bạn bỏ phần record cuối cùng đã gạch chéo đỏ trên hình vì nó dùng để nhận mail trên Amazon, không cần thiết thêm vào.

Khi điền phần Name cũng lưu ý bỏ đoạn tên miền ví dụ trên bản ghi là _amazonses.ultramailer.org thì bạn bỏ phần ultramailer.org đi chỉ điền _amazonses, cấu hình sau khi điền vào sẽ như trong hình sau:

 

Sau khi điền xong bạn bấm Lưu cấu hình

 

Cuối cùng bạn quay lại mục Domains của amazon và cho reload lại sẽ thấy tên miền đã được xác thực thành công như sau:

 

Nếu ghi là Pending thì có thể phải chờ thêm 1 lúc để amazon xác thực, bạn chờ thêm 5 phút rồi F5 lại lần nữa để kiểm tra lại. Nếu ghi là Failed (không thành công) thì có thể bạn đã cấu hình sai gì đó, có thể kiểm tra lại thật kĩ xem phần cấu hình nào bị sai.

Sau khi đã xác thực, bạn gửi thử lại mail bằng mail đuôi tên miền sẽ thấy không còn dòng chữ đi qua amazonses nữa và có thể tỷ lệ vào inbox sẽ được cải thiện hơn nữa.

Chúc bạn thành công!

Nếu bạn đang sử dụng server Amazon SES để gửi email, tuy nhiên gặp phải lỗi Email is not verified (nghĩa là email người gửi chưa xác thực) mặc dù bạn đã xác thực như trong bước 1 của hướng dẫn cấu hình tài khoản amazon ses vào UltraMailer

 

Bạn kiểm tra lại theo hướng dẫn sau để khắc phục:

1. Bạn đã gửi đơn cho Amazon SES xin cấp hạn ngạch ra ngoài chưa. Nếu chưa từng gửi đơn, bạn gửi đơn cho Amazon SES xin cấp hạn ngạch ra ngoài và chờ Amazon duyệt cấp hạn ngạch bạn mới gửi thư ra ngoài được.

2. Nếu bạn đã được cấp, thì kiểm tra phân vùng bạn chọn đã đúng chưa. Amazon có các vùng ở Mỹ, Mumbai, Australia... bạn đăng ký xin cấp hạn ngạch ở vùng nào thì phải vào vùng đó xác thực email, lấy thông số SMTP Server ở vùng đó. Lấy sai phân vùng chưa đăng ký cũng gặp phải lỗi trên:

 

 

Chúc bạn thành công!

Nếu bạn đang sử dụng hòm thư của Google (Gmail cá nhân, GSuite cho doanh nghiệp), khi gửi gặp phải hiện tượng thư bị trả lại và báo thư bị chặn như hình dưới đây:

 

 

Hiện tượng thư bị trả lại thường do Gmail nghi ngờ thư là thư rác ( thường do tài khoản Gmail của bạn chưa đủ uy tín kết hợp với nội dung thư trông đáng ngờ) nên tạm thời chặn lại. Sau đây là 1 số nguyên nhân cụ thể và cách khắc phục hiện tượng trên:

 

1. Do đột ngột gửi 1 số lượng thư nhiều mà trước đó chưa từng gửi nhiều

Tài khoản Gmail của bạn không hay gửi số lượng nhiều nhưng đột nhiên gửi 1 số lượng thư lớn. Điều này khiến Gmail lo sợ, nghi ngờ bạn gửi thư rác gây hại tới nhiều người nên tạm thời chặn lại.

Cách xử lý: Nếu nghi ngờ do nguyên nhân này, bạn có thể chờ 24 tiếng sau để gửi được tiếp và nên gửi thư với tốc độ chậm & số lượng mail ít trước rồi tăng dần lên sau. Uy tín tài khoản của bạn sẽ được xây dựng sau 1 thời gian.  Do chỉ là tạm chặn để kiểm tra nên nếu bạn gửi thư tốt, không gửi thư rác thì bạn sẽ không cần lo lắng, Gmail sẽ mở ra để bạn gửi được nhiều hơn dần qua các ngày sau đó.

 

2. Do nội dung thư, đường link trong thư kết hợp với uy tín của tài khoản, địa chỉ IP nằm trong blacklist gmail

- Do nội dung thư của bạn trông giống với spam, hoặc nội dung thư đó gần đây bạn gửi bị nhiều người khiếu nại thư rác, kết hợp với việc tài khoản Gmail của bạn có ít tín nhiệm nên Gmail chặn lại.

Cách xử lý:

+ Thử dùng 1 tài khoản Gmail khác để gửi. Nếu cùng nội dung thư đó tài khoản mới gửi không bị chặn, trong khi tài khoản cũ gửi bị chặn => Do tài khoản của bạn đang bị Gmail đánh giá tín nhiệm thấp, có thể do nguyên nhân số 1 hoặc nguyên nhân số 3.  nếu bạn vẫn muốn dùng tài khoản hiện tại gửi nội dung đó bạn có thể thử làm đơn giản hóa nội dung:

- Nếu bạn đang viết hoa tiêu đề thư theo kiểu THÂN CHÀO QUÝ KHÁCH..., hãy thử viết lại bình thường rồi gửi thử lại 1 thư trước xem thư còn bị chặn không. Gmail không thích tiêu đề thư viết hoa và hay cho thư vào spam.

-  Hãy thử vào mục Thiết lập > Cấu hình và tắt tính năng theo dõi người đọc mail, lượt click link trong mail rồi gửi thử lại 1 thư trước xem thư còn bị chặn không. Nếu sau khi bỏ tích bạn gửi được bình thường thì bạn làm theo hướng dẫn sau để cấu hình lại tên miền theo dõi lượt đọc, lượt click trước khi bật lại tính năng đó.

- Gỡ bớt các link và hình trong thư nếu bạn nghi ngờ, tránh bôi màu lòe loẹt xanh đỏ trong thư.

- Soạn 1 bức thư mới với nội dung chỉ ghi là Gửi thử mail để kiểm tra xem bức thư mới đó có bị chặn không.

 

3. Do bị khiếu nại thư rác

Nếu bạn đang gửi được nhiều trong 1 thời gian bỗng nhiên thấy gửi được ít đi và hay xuất hiện thông báo này. Khả năng do thư của bạn gửi đi gần đây bị nhiều người nhận khiếu nại thư rác nên Gmail cắt giảm hạn ngạch, tín nhiệm vói tài khoản của bạn.

Cách xử lý: Nếu bạn nghi ngờ cách gửi của mình chưa tốt và có thể làm người nhận khó chịu khiếu nại thư rác. Bạn cần thay đổi lại cách gửi, không gửi thư tới những người không có nhu cầu nhận thư, tránh không gửi đi gửi lại 1 nội dung thư làm người nhận khó chịu khiếu nại thư rác.