Bạn gửi mail hàng loạt bị chậm và đang tìm cách cải thiện tốc độ gửi của mình? Hãy tham khảo hướng dẫn dưới đây sẽ giúp bạn cải thiện tốc độ gửi nhanh hơn.

Cách xử lý khi gửi mail hàng loạt bị chậm

 

1. Nâng số luồng

Số luồng là số lượng email phát ra cùng lúc, ví dụ bạn yêu cầu phần mềm cùng 1 lúc phải gửi đi 3 bức mail, số luồng sẽ là 3. Tương tự nếu bạn muốn phần mềm gửi nhanh hơn, bạn có thể chỉnh số luồng lên 5 rồi 7 rồi 10. Phần mềm sẽ gửi ra nhiều bức mail cùng lúc hơn do vậy sẽ gửi nhanh hơn. Tuy nhiên nếu bạn chỉnh số luồng lên cao quá so với tốc độ mạng của bạn có thể đáp ứng thì sẽ xảy ra hiện tượng quá tải và hiện thông báo lỗi không thể gửi đi được. Do vậy bạn cần chỉnh số luồng vừa phải, số luồng vừa phải ở đường truyền mạng cáp quang hiện tại là 10 luồng trở lại.

Để nâng số luồng, các bạn vào phần Thiết lập -> Số luồng và chỉnh số luồng lên cao hơn.

 

2. Kiểm tra dung lượng bức mail

- Bạn có đính kèm file trong bức mail không?

Nếu bạn có đính kèm file, hãy kiểm tra lại dung lượng file đính kèm xem có bị nặng không ? Trong gửi mail hàng loạt, bạn nên hạn chế càng ít file đính kèm càng tốt. Tốt nhất bạn nên upload file đính kèm đó lên trên website và chèn link để người nhận tải xuống từ website của bạn thay vì đính kèm vào bức mail

- Bạn có chèn hình ảnh trong bức mail không? Hình ảnh đó bạn dẫn nguồn trực tiếp từ trong máy tính hay từ website. ?

Nếu bạn đang lấy nguồn trực tiếp từ trong máy tính của bạn, phần mềm sẽ đính kèm bức hình từ trong máy vào trong email. Như vậy bức hình sẽ được coi như 1 file đính kèm làm nặng bức mail, hãy upload các bức hình đó lên website của bạn và lấy nguồn (URL) rồi chèn vào bức mail để làm bức mail nhẹ và gửi nhanh hơn

 

Chào UltraMailer, xin cho tôi biết những yếu tố ảnh hưởng tới tốc độ gửi mail hàng loạt.

 

Những yếu tố ảnh hưởng tới tốc độ gửi mail hàng loạt

 

Tốc độ gửi được phụ thuộc vào 3 yếu tố như sau:

 

1. Tốc độ mạng của bạn

Yếu tố quan trọng đầu tiên sẽ là tốc độ mạng của bạn, nếu mạng của bạn càng nhanh thì thư gửi đi càng nhanh. Để có một tốc độ gửi mail nhanh, hãy sử dụng đường truyền ổn định như mạng cáp quang, bạn có thể sử dụng wifi nếu có vạch sóng tốt, tránh sử dụng mạng 3G/4G để gửi mail số lượng lớn vì mạng 3G/4G không thực sự mạnh cho dung lượng truyền tải lớn.

 

2. Vị trí server

Vị trí server mail mà bạn đang sử dụng cũng ảnh hưởng tới tốc độ gửi, nếu bạn thuê một server mail ở Việt Nam thì tốc độ gửi sẽ nhanh hơn server ở nước ngoài vì bức thư của bạn sẽ được truyền qua dây dẫn điện, đi qua các chạm xử lý internet rồi mới tới được máy chủ, rõ ràng là máy chủ ở càng xa thì càng mất nhiều thời gian để tín hiệu được truyền tới nơi..

 

3. Tốc độ server

Tốc độ server mà bạn sử dụng cũng ảnh hưởng tới tốc độ gửi, ví dụ bạn thuê server của amazon và amazon cho phép bạn gửi tối đa 8 email / giây, tốc độ này là khá nhanh. Nhưng đôi khi bạn thuê server của một số nhà cung cấp khác có khả năng xử lý chậm hơn như 3mail/s 2mail /s ....

 

4. Dung lượng bức mail

Đây là một yếu tố quan trọng nhất trong những yếu tố ảnh hưởng tới tốc độ gửi mail. Rõ ràng, nếu gửi thư cho 1 người và một bức mail càng nặng thì gửi càng lâu, và do vậy khi gửi thư hàng loạt nếu bạn gửi cho 100 người thì sự lâu la đó sẽ nhân lên gấp 100 lần và 1000 người thì là 1000 lần. Vậy nên hãy hạn chế dung lượng bức mail càng nhẹ càng tốt. Nếu bạn giảm bớt 1 MB ra khỏi bức mail và bạn phải gửi cho 1000 người tức là bạn đã tiết kiệm được 1GB dung lượng phải tải lên trên mạng.

 

Phần mềm đóng vai trò rất ít trong tốc độ gửi mail nhưng bạn nên lựa chọn phần mềm gửi mail hàng loạt tốt như UltraMailer để đạt được tốc độ tối ưu nhất.

Khi gửi email bằng hòm Gmail, bạn gặp phải thông báo lỗi The SMTP server requires a secure connection or the client was not authenticated. The server response was: 5.7.0 Authentication Required. . (lỗi cũng có thể ghi là 5.5.1 hoặc 5.7.0).  Ở hướng dẫn trước UltraMailer đã mô tả nguyên nhân và cách khắc phục, tuy nhiên từ ngày 15/9/2015 Gmail mới thay đổi lại giao diện nên UltraMailer xin cập nhật lại hướng dẫn để KH tiện xử lý như sau :

LƯU Ý: HƯỚNG DẪN NÀY CHỈ CÒN ÁP DỤNG CHO TÀI KHOẢN GMAIL DOANH NGHIỆP (GOOGLE SUITE - EMAIL CÓ TÊN MIỀN RIÊNG). NẾU BẠN ĐANG SỬ DỤNG GMAIL CÁ NHÂN, XIN VUI LÒNG LÀM THEO HƯỚNG DẪN sử dụng mật khẩu ứng dụng trên Gmail để khắc phục lỗi 5.7.5 Authentication Required

Mô tả lại hình ảnh thông báo lỗi:

Lỗi "The SMTP server requires a secure connection.... 5.7.0 hoặc 5.5.1 Authentication required"

 

Thông báo lỗi trên báo lỗi về tài khoản và đăng nhập, có 2 trường hợp như sau :

- Trường hợp 1 do bạn điền sai tài khoản hoặc mật khẩu hòm Gmail. Bạn kiểm tra và điền lại thật chính xác.

- Truờng hợp 2 do bạn chưa bật chế độ cho phép các ứng dụng khác được phép đăng vào tài khoản Gmail của mình. Đối với trường hợp 2, bạn thao tác như sau:

Đầu tiên các bạn đăng nhập vào tài khoản Gmail, sau đó bấm vào biểu tượng avatar ở góc bên tay phải phía trên cùng trang Gmail và chọn Google Account như hình dưới đây:

 

Sau đó chọn tiếp Security ở bên tay trái như hình dưới đây, sau đó ở bên tay phải bạn kéo xuống và click chuột vào dòng Turn on access (not recommend):

 

Một trang mới hiện ra, bạn kéo xuống gần dưới cùng sẽ có mục Allow less secure apps , mặc định nó ở trạng thái tắt, bạn tích vào để bật lên thành màu xanh như dưới đây :

 

 

Sau đó bạn quay qua phần mềm gửi mail hàng loạt UltraMailer để gửi lại sẽ không còn bị lỗi nữa, 

Nếu vẫn không được bạn có thể chờ trong ít phút và bấm F5 lại để kiểm tra xem chế độ trên đã được bật lên chưa, do đôi lúc Gmail chưa kịp cập nhật và báo lỗi.

Chúc bạn may mắn!

 

 

Gửi UltraMailer,  mình đang sử dụng UltraMailer, mình muốn hỏi có cách nào để gửi mail hàng loạt từ một email này nhưng khi người nhận trả lời thì thư được chuyển về email khác không ? Xin cám ơn.

Ô reply-to nằm ở dưới cùng khi cấu hình tài khoản email người gửi
 

Trả lời:

Trong thư điện tử, các hòm mail người nhận có hỗ trợ 1 ô để điền thông tin người được nhận phản hồi gọi là "Reply-To". Ô reply-to này có nghĩa là bạn gửi cho người nhận 1 bức thư, nhưng khi họ phàn hồi lại bức thư đó thì thư sẽ được chuyển trực tiếp tới địa chỉ khác mà bạn chỉ định thay vì địa chỉ của bạn.

Để sử dụng ô Reply-To này, trong phần cấu hình tài khoản Email của bạn của phần mềm, bạn điền thông số email người nhận vào ô Reply-To ở dưới cùng.

Tuy nhiên, do nhiều spammer lợi dụng ô này để gửi thư rác bằng cách lập ra nhiều hòm mail để gửi nhưng đều nhận chung về 1 email. Điều này khiến cho các nhà cung cấp dịch vụ mail dễ đánh spam hơn nếu bạn sử dụng ô Reply-To. Do vậy bạn cần cân nhắc nếu thực sự cần thiết mới sử dụng ô Reply-To này và nên kiểm tra xem thư có bị vào spam không sau khi điền ô Reply-To. Nếu bạn thực sự gửi thư tốt và đã kiểm tra trước khi gửi mà không bị vào spam thì không cần lo lắng.

Ngoài ra có một phương pháp khác dùng để chuyển tiếp email gọi là Auto-foward, Auto-foward là một tính năng của Gmail giúp tự động chuyển toàn bộ thư nhận được trong hòm mail về một hòm mail khác. Ở bài viết sau mình sẽ hướng dẫn bạn cách cấu hình auto-foward trên Gmail để chuyển thư về một hòm mail khác tự động.

Cuối cùng, nếu bạn tìm được hướng dẫn này trên mạng và đang cần tìm một phần mềm để gửi email, hãy tải ngay UltraMailer - phần mềm gửi mail hàng loạt về để sử dụng cho công việc của bạn!

UltraMailer là phần mềm gửi mail hàng loạt do công ty DucFabulous Việt Nam sản xuất, tính đến nay UltraMailer đã cung cấp cho 5000 khách hàng là cá nhân, doanh nghiệp và cơ quan trên cả nước phục vụ vào nhiều mục đích và lĩnh vực khác nhau như y tế, giáo dục, ngân hàng, du lịch, nhà hàng, khách sạn, bảo hiểm, bất động sản... UltraMailer tự hào là phần mềm gửi mail hàng loạt được mọi người tin dùng và là phần mềm gửi email được tải và sử dụng nhiều nhất tại Việt Nam.
 

Phần mềm gửi mail hàng loạt UltraMailer

 

Phần mềm gửi mail hàng loạt là gì?

Là phần mềm giúp gửi email hàng loạt tới một nhóm nhiều người mà bạn cần, ví dụ bạn làm ở bệnh viện và cần gửi thư cho một loạt bệnh nhân của mình để thông báo về lịch tái khám, hoặc bạn làm ở bộ phận tuyển dụng và cần gửi thư cho một loạt ứng viên hẹn họ lịch tới phỏng vấn, hay bạn ở trường học cần gửi tài liệu nội dung tới hàng loạt các học sinh của mình. Bất kì ở lĩnh vực nào trong cuộc sống, bạn cũng có thể sử dụng UltraMailer để tiết kiệm thời gian , công sức và biến công việc của mình trở nên đơn giản hơn khi cần gửi thư tới một loạt người.

Để là một phần mềm gửi mail hàng loạt tốt, phần mềm cần có đầy đủ tính năng cơ bản như giúp loại bỏ các email trùng lặp, loại bỏ các email không tồn tại một cách tự động, phân loại email theo danh mục và lưu trữ thông tin người nhận như họ tên, địa chỉ , số điện thoại... giống như một quyển sổ danh bạ email. Ngoài ra phần mềm gửi mail hàng loạt cần có giao diện sử dụng đơn giản, thuận tiện và khoa học, để bạn có thể quản lý các chiến dịch của mình xem chiến dịch đó đã gửi cho những ai, vào ngày nào giờ nào, đồng thời tra cứu thông tin khách hàng của mình một cách thuận tiện. Một tính năng nữa không thể thiếu, nếu bạn làm về lĩnh vực kinh doanh thì việc thống kê những ai đã đọc email của mình rất quan trọng vì bạn có thể quan sát hiệu quả chiến dịch của mình và biết được những ai có nhu cầu về sản phẩm của mình.

Phần mềm gửi mail hàng loạt UltraMailer có đầy đủ các tính năng phục vụ cho việc gửi mail hàng loạt, gửi email marketing, gửi thư tự động... Phần mềm có 2 phiên bản miễn phí và có phí cho người sử dụng. Phiên bản miễn phí của UltraMailer cho phép gửi miễn phí 50 email / ngày, còn phiên bản có phí không giới hạn số lượng thư gửi đi mà số lượng thư gửi được sẽ phụ thuộc hoàn toàn vào hòm thư của bạn.

Với phần mềm UltraMailer, các bạn như có một trợ thủ đắc lực cho công việc của mình. Bạn sẽ không phải tốn nhiều thời gian để gửi thư cho từng người một theo cách truyền thống rất mất thời gian, hay nhầm lẫn và khó quản lý. Thay vào đó, UltraMailer sẽ giúp bạn quản lý danh bạ email khách hàng của mình, quản lý các nội dung thư đã soạn, quản lý chiến dịch đã gửi đến đâu, cho những ai, vào thời gian nào một cách chính xác. Tất cả những gì bạn cần làm khi sử dụng UltraMailer là nhập danh sách email khách hàng vào, soạn thư và bấm nút Bắt đầu. 

Các bạn có thể tải phần mềm UltraMailer miễn phí tại website http://vn.ultramailer.org