Chào UltraMailer, xin cho tôi biết những yếu tố ảnh hưởng tới tốc độ gửi mail hàng loạt.

Những yếu tố ảnh hưởng tới tốc độ gửi mail hàng loạt

Tốc độ gửi được phụ thuộc vào 3 yếu tố như sau:

1. Tốc độ mạng của bạn

Yếu tố quan trọng đầu tiên sẽ là tốc độ mạng của bạn, nếu mạng của bạn càng nhanh thì thư gửi đi càng nhanh. Để có một tốc độ gửi mail nhanh, hãy sử dụng đường truyền ổn định như mạng cáp quang, bạn có thể sử dụng wifi nếu có vạch sóng tốt, tránh sử dụng mạng 3G/4G để gửi mail số lượng lớn vì mạng 3G/4G không thực sự mạnh cho dung lượng truyền tải lớn.

2. Vị trí server

Vị trí server mail mà bạn đang sử dụng cũng ảnh hưởng tới tốc độ gửi, nếu bạn thuê một server mail ở Việt Nam thì tốc độ gửi sẽ nhanh hơn server ở nước ngoài vì bức thư của bạn sẽ được truyền qua dây dẫn điện, đi qua các chạm xử lý internet rồi mới tới được máy chủ, rõ ràng là máy chủ ở càng xa thì càng mất nhiều thời gian để tín hiệu được truyền tới nơi..

3. Tốc độ server

Tốc độ server mà bạn sử dụng cũng ảnh hưởng tới tốc độ gửi, ví dụ bạn thuê server của amazon và amazon cho phép bạn gửi tối đa 8 email / giây, tốc độ này là khá nhanh. Nhưng đôi khi bạn thuê server của một số nhà cung cấp khác có khả năng xử lý chậm hơn như 3mail/s 2mail /s ....

4. Dung lượng bức mail

Đây là một yếu tố quan trọng nhất trong những yếu tố ảnh hưởng tới tốc độ gửi mail. Rõ ràng, nếu gửi thư cho 1 người và một bức mail càng nặng thì gửi càng lâu, và do vậy khi gửi thư hàng loạt nếu bạn gửi cho 100 người thì sự lâu la đó sẽ nhân lên gấp 100 lần và 1000 người thì là 1000 lần. Vậy nên hãy hạn chế dung lượng bức mail càng nhẹ càng tốt. Nếu bạn giảm bớt 1 MB ra khỏi bức mail và bạn phải gửi cho 1000 người tức là bạn đã tiết kiệm được 1GB dung lượng phải tải lên trên mạng.

Phần mềm đóng vai trò rất ít trong tốc độ gửi mail nhưng bạn nên lựa chọn phần mềm gửi mail hàng loạt tốt như UltraMailer để đạt được tốc độ tối ưu nhất.

Khi gửi email bằng hòm Gmail, bạn gặp phải thông báo lỗi The SMTP server requires a secure connection or the client was not authenticated. The server response was: 5.7.0 Authentication Required. . (lỗi cũng có thể ghi là 5.5.1 hoặc 5.7.0).  Ở hướng dẫn trước UltraMailer đã mô tả nguyên nhân và cách khắc phục, tuy nhiên từ ngày 15/9/2015 Gmail mới thay đổi lại giao diện nên UltraMailer xin cập nhật lại hướng dẫn để KH tiện xử lý như sau :

LƯU Ý: HƯỚNG DẪN NÀY CHỈ CÒN ÁP DỤNG CHO TÀI KHOẢN GMAIL DOANH NGHIỆP (GOOGLE SUITE - EMAIL CÓ TÊN MIỀN RIÊNG). NẾU BẠN ĐANG SỬ DỤNG GMAIL CÁ NHÂN, XIN VUI LÒNG LÀM THEO HƯỚNG DẪN sử dụng mật khẩu ứng dụng trên Gmail để khắc phục lỗi 5.7.5 Authentication Required

Mô tả lại hình ảnh thông báo lỗi:

Lỗi "The SMTP server requires a secure connection.... 5.7.0 hoặc 5.5.1 Authentication required"

Thông báo lỗi trên báo lỗi về tài khoản và đăng nhập, có 2 trường hợp như sau :

- Trường hợp 1 do bạn điền sai tài khoản hoặc mật khẩu hòm Gmail. Bạn kiểm tra và điền lại thật chính xác.

- Truờng hợp 2 do bạn chưa bật chế độ cho phép các ứng dụng khác được phép đăng vào tài khoản Gmail của mình. Đối với trường hợp 2, bạn thao tác như sau:

Đầu tiên các bạn đăng nhập vào tài khoản Gmail, sau đó bấm vào biểu tượng avatar ở góc bên tay phải phía trên cùng trang Gmail và chọn Google Account như hình dưới đây:

Sau đó chọn tiếp Security ở bên tay trái như hình dưới đây, sau đó ở bên tay phải bạn kéo xuống và click chuột vào dòng Turn on access (not recommend):

Một trang mới hiện ra, bạn kéo xuống gần dưới cùng sẽ có mục Allow less secure apps , mặc định nó ở trạng thái tắt, bạn tích vào để bật lên thành màu xanh như dưới đây :

Sau đó bạn quay qua phần mềm gửi mail hàng loạt UltraMailer để gửi lại sẽ không còn bị lỗi nữa, 

Nếu vẫn không được bạn có thể chờ trong ít phút và bấm F5 lại để kiểm tra xem chế độ trên đã được bật lên chưa, do đôi lúc Gmail chưa kịp cập nhật và báo lỗi.

Chúc bạn may mắn!

Gửi UltraMailer,  mình đang sử dụng UltraMailer, mình muốn hỏi có cách nào để gửi mail hàng loạt từ một email này nhưng khi người nhận trả lời thì thư được chuyển về email khác không ? Xin cám ơn.

Ô reply-to nằm ở dưới cùng khi cấu hình tài khoản email người gửi
 

Trả lời:

Trong thư điện tử, các hòm mail người nhận có hỗ trợ 1 ô để điền thông tin người được nhận phản hồi gọi là "Reply-To". Ô reply-to này có nghĩa là bạn gửi cho người nhận 1 bức thư, nhưng khi họ phàn hồi lại bức thư đó thì thư sẽ được chuyển trực tiếp tới địa chỉ khác mà bạn chỉ định thay vì địa chỉ của bạn.

Để sử dụng ô Reply-To này, trong phần cấu hình tài khoản Email của bạn của phần mềm, bạn điền thông số email người nhận vào ô Reply-To ở dưới cùng.

Tuy nhiên, do nhiều spammer lợi dụng ô này để gửi thư rác bằng cách lập ra nhiều hòm mail để gửi nhưng đều nhận chung về 1 email. Điều này khiến cho các nhà cung cấp dịch vụ mail dễ đánh spam hơn nếu bạn sử dụng ô Reply-To. Do vậy bạn cần cân nhắc nếu thực sự cần thiết mới sử dụng ô Reply-To này và nên kiểm tra xem thư có bị vào spam không sau khi điền ô Reply-To. Nếu bạn thực sự gửi thư tốt và đã kiểm tra trước khi gửi mà không bị vào spam thì không cần lo lắng.

Ngoài ra có một phương pháp khác dùng để chuyển tiếp email gọi là Auto-foward, Auto-foward là một tính năng của Gmail giúp tự động chuyển toàn bộ thư nhận được trong hòm mail về một hòm mail khác. Ở bài viết sau mình sẽ hướng dẫn bạn cách cấu hình auto-foward trên Gmail để chuyển thư về một hòm mail khác tự động.

Cuối cùng, nếu bạn tìm được hướng dẫn này trên mạng và đang cần tìm một phần mềm để gửi email, hãy tải ngay UltraMailer - phần mềm gửi mail hàng loạt về để sử dụng cho công việc của bạn!

UltraMailer là phần mềm gửi mail hàng loạt do công ty DucFabulous Việt Nam sản xuất, tính đến nay UltraMailer đã cung cấp cho 5000 khách hàng là cá nhân, doanh nghiệp và cơ quan trên cả nước phục vụ vào nhiều mục đích và lĩnh vực khác nhau như y tế, giáo dục, ngân hàng, du lịch, nhà hàng, khách sạn, bảo hiểm, bất động sản... UltraMailer tự hào là phần mềm gửi mail hàng loạt được mọi người tin dùng và là phần mềm gửi email được tải và sử dụng nhiều nhất tại Việt Nam.
 

Phần mềm gửi mail hàng loạt UltraMailer

Phần mềm gửi mail hàng loạt là gì?

Là phần mềm giúp gửi email hàng loạt tới một nhóm nhiều người mà bạn cần, ví dụ bạn làm ở bệnh viện và cần gửi thư cho một loạt bệnh nhân của mình để thông báo về lịch tái khám, hoặc bạn làm ở bộ phận tuyển dụng và cần gửi thư cho một loạt ứng viên hẹn họ lịch tới phỏng vấn, hay bạn ở trường học cần gửi tài liệu nội dung tới hàng loạt các học sinh của mình. Bất kì ở lĩnh vực nào trong cuộc sống, bạn cũng có thể sử dụng UltraMailer để tiết kiệm thời gian , công sức và biến công việc của mình trở nên đơn giản hơn khi cần gửi thư tới một loạt người.

Để là một phần mềm gửi mail hàng loạt tốt, phần mềm cần có đầy đủ tính năng cơ bản như giúp loại bỏ các email trùng lặp, loại bỏ các email không tồn tại một cách tự động, phân loại email theo danh mục và lưu trữ thông tin người nhận như họ tên, địa chỉ , số điện thoại... giống như một quyển sổ danh bạ email. Ngoài ra phần mềm gửi mail hàng loạt cần có giao diện sử dụng đơn giản, thuận tiện và khoa học, để bạn có thể quản lý các chiến dịch của mình xem chiến dịch đó đã gửi cho những ai, vào ngày nào giờ nào, đồng thời tra cứu thông tin khách hàng của mình một cách thuận tiện. Một tính năng nữa không thể thiếu, nếu bạn làm về lĩnh vực kinh doanh thì việc thống kê những ai đã đọc email của mình rất quan trọng vì bạn có thể quan sát hiệu quả chiến dịch của mình và biết được những ai có nhu cầu về sản phẩm của mình.

Phần mềm gửi mail hàng loạt UltraMailer có đầy đủ các tính năng phục vụ cho việc gửi mail hàng loạt, gửi email marketing, gửi thư tự động... Phần mềm có 2 phiên bản miễn phí và có phí cho người sử dụng. Phiên bản miễn phí của UltraMailer cho phép gửi miễn phí 50 email / ngày, còn phiên bản có phí không giới hạn số lượng thư gửi đi mà số lượng thư gửi được sẽ phụ thuộc hoàn toàn vào hòm thư của bạn.

Với phần mềm UltraMailer, các bạn như có một trợ thủ đắc lực cho công việc của mình. Bạn sẽ không phải tốn nhiều thời gian để gửi thư cho từng người một theo cách truyền thống rất mất thời gian, hay nhầm lẫn và khó quản lý. Thay vào đó, UltraMailer sẽ giúp bạn quản lý danh bạ email khách hàng của mình, quản lý các nội dung thư đã soạn, quản lý chiến dịch đã gửi đến đâu, cho những ai, vào thời gian nào một cách chính xác. Tất cả những gì bạn cần làm khi sử dụng UltraMailer là nhập danh sách email khách hàng vào, soạn thư và bấm nút Bắt đầu. 

Các bạn có thể tải phần mềm UltraMailer miễn phí tại website http://vn.ultramailer.org

Hôm trước tôi đã mua 1 danh sách email của một người lạ được rao bán trên mạng, khi gửi email hàng loạt qua server của Amazon SES được hơn 15000 email thì tôi không gửi được tiếp và nhận được email thông báo từ Amazon SES như sau :

Gửi quý khách,

Thông báo trên báo là do trong danh sách của quý khách có chứa rất nhiều địa chỉ email không tồn tại - 3,731 trong tổng ố 15,000 email sau cùng quý khách gửi qua server của Amazon là không tồn tại nên Amazon SES đã đình chỉ việc gửi của quý khách. UltraMailer đã có một bài viết cảnh báo về các tỷ lệ cần lưu ý khi gửi email qua Amazon SES để tránh bị khóa tài khoản. Theo đó quý khách tránh không mua bán hoặc thu thập các địa chỉ email lung tung không rõ nguồn gốc, các danh sách này chứa rất nhiều email không tồn tại (email rác) và là 1 trong các nguyên nhân chính khiến Amazon khóa tài khoản quý khách. Việc mua hoặc thu thập danh sách email bừa bãi còn làm cho người nhận khó chịu và khiếu nại thư rác nhiều vì những người nhận trong danh đó đa phần không liên quan đến lĩnh vực mà quý khách cần quảng bá và họ cũng thường xuyên nhận được một lượng thư rác tập trung từ các nhà quảng cáo khác. Để đạt được hiệu quả lâu dài, quý khách nên thay đổi lại cách thức thu thập email, chỉ gửi tới những người có nhu cầu nhận thư đã từng tương tác với quý khách, sau đó xin Amazon mở khóa tài khoản hoặc đăng ký lại 1 tài khoản Amazon SES khác với thông tin mới hoặc sử dụng SMTP server của các nhà cung cấp khác.

Biểu đồ bounces trên trang Amazon SES hiển thị lượng email không tồn tại


Các thư bị trả lại trong hòm mail do gửi sai địa chỉ

Khi gửi thư qua Amazon SES, quý khách cần chú ý quan sát biểu đồ để theo dõi lượng email không tồn tại của mình, nếu tỷ lệ đó lên cao quý khách có thể dừng gửi và không sử dụng danh sách đó nữa. Mặc dù phần mềm UltraMailer có trang bị tính năng kiểm tra email tồn tại trước khi gửi, nhưng tính năng này chỉ giúp giảm thiểu một lượng email không tồn tại ra khỏi danh sách. Có nhiều đầu email không cho kiểm tra email tồn tại trước khi gửi nên buộc quý khách phải gửi thư tới rồi chờ thư trả lại mới biết là email đó có tồn tại hay không.

Quý khách không nên mua thêm các phần mềm lọc email sống chết khác vì tất cả các phần mềm lọc trước khi gửi đều có chung một cơ chế và chỉ giúp giảm thiểu được 1 lượng email chết. Về khả năng lọc email chết UltraMailer đã đạt được hiệu quả cao nhất nên việc mua thêm phần mềm lọc chỉ tốn tiền và tốn thời gian.

Trường hợp bị khóa hẳn không thể sử dụng tiếp dịch vụ của Amazon SES khác, bạn cũng có thể sử dụng dịch vụ SMTP server của các nhà cung cấp SMTP server khác bằng cách tìm kiếm trên google từ khóa 'SMTP email service' sẽ ra nhiều đơn vị khác thay thế, một nhà cung cấp SMTP server phổ biến khác đó là Sendgrid. Tuy nhiên dù dùng dịch vụ gửi mail của nhà cung cấp nào bạn cũng cần tuân thủ quy định của các bên cung cấp dịch vụ và quốc tế: không gửi thư rác làm người nhận khó chịu bấm nút báo cáo spam, nếu không bạn có thể bị nhà cung cấp khóa tài khoản.