Ở bài viết trước, mình đã nói về các ưu thế của email marketing. Ở bài viết này, mình sẽ nói về một số lưu ý giúp bạn sử dụng nó một cách hiệu quả.

Bạn đang sử dụng phần mềm gửi mail hàng loạt như một cách tiếp thị nhanh – tiện – rẻ .Nhưng không đạt được hiệu quả như bạn kì vọng . Vậy thì hãy đọc bài viết sau biết đâu bạn sẽ tìm ra chìa khóa cho vấn đề rắc rối trên !

1.Phát triển danh sách email

Bạn cần có một chương trình cũng như chiến lược riêng của bản thân để tìm thêm nhưng khách hàng – những người bạn mới . Ví dụ như  tổ chức các sự kiện sale , thiết kế logo cho sản phẩm của bạn …tất nhiên bạn phải đảm bảo rằng phần thưởng bạn đưa ra đủ thu hút , lôi cuốn người đọc qua cái nhìn lướt đầu tiên.

2. Không mua –bán danh sách email

Đây có lẽ là điều tối kị nhất khi sử dụng email marketing vì  mua,thuê hay bán các danh sách email của khách hàng  cũng chính là bạn đang đánh cắp thời gian , công sức và trí lực của người làm ra bản danh sách email đó và hơn hết là bạn đang  bán rẻ sự thông tin cá nhân của  khách hàng – những người luôn dành sự tin yêu cho bạn . Đồng thời với đó, trong thế giới email, uy tín của cá nhân bạn cũng sẽ giảm sút đối với các nhà cung cấp dịch vụ Internet. Vì vậy, hãy chơi đẹp và giành chiến thắng trong vinh quang !

3. Hâm nóng mối quan hệ

Thời gian chính là nguyên nhân khiến các mối quan hệ phai nhạt dần.Nhưng khách hàng trước đây được coi là thân thiết  giờ đã hạn chế dần việc hồi âm email cho bạn và bạn mất đi sự quan tâm. Hãy nỗ lực liên lạc với họ hoặc tổ chức các sự kiện , chương trình chi ân để khơi gợi họ nhớ vè bạn. Đừng cố gửi email đến những người không hề muốn nhận email của bạn, vì điều đó sẽ làm người nhận được mail khó chịu và khiếu nại thư rác, làm giảm uy tín của bạn đối với các nhà cung cấp dịch vụ mail như Gmail, Yahoo và làm thư của bạn dễ vào hòm spam hơn.

4. Nội dung email sáng tạo, lôi cuốn

Đối với khách hàng, nhất là những người bạn mới thì thú vị , lôi cuốn luôn là mục tiêu hàng đầu của họ.Dù sản phẩm của bạn có tuyệt hảo đến đâu nhưng khách hàng không một ai quan tâm đến thì bạn và sản phẩm của bạn sẽ mãi mãi chỉ là những cái tên lạ lẫm với thị trường.

5. Quan tâm hơn đến thị hiếu khách hàng

Là một nhà chiến lược thì bạn phải luôn nhớ rằng  : phải  sản xuất cái khách hàng muốn và cung cấp thứ khách hàng cần .Tất nhiên bạn có thể định hướng sản phẩm trước cho người tiêu dùng nhưng hãy đảm bảo bạn có danh tiếng cũng như một chỗ đứng vững chắc trên thương trường .Những cuộc khảo sát , những kết quả thống kê từ email sẽ cho bạn những thông số đáng mơ ước.

Nếu bạn chưa có một công cụ để gửi mail hàng loạt, bạn có thể tải phần mềm UltraMailer và bắt đầu chiến dịch đầu tiên của mình.

     Tuy hòm Gmail là hòm mail cá nhân không cho phép gửi số lượng lớn nhưng có rất nhiều người đã khai thác hòm Gmail để gửi email marketing một cách hiệu quả. Bởi tính đơn giản và miễn phí của hòm mail này, nên ai cũng có thể lập được 1 địa chỉ chỉ trong vài phút.

 Sau đây là một số vấn đề bạn cần biết khi gửi mail hàng loạt qua Gmail.

1. Hòm Gmail cho phép gửi bao nhiêu thư / ngày ?

    Các bạn có thể dễ dàng tìm thấy quy định của Gmail bằng cách tìm từ khóa "Gmail SMTP sending limit" trên google. Kết quả, Gmail cho phép hòm mail cá nhân được gửi tối đa 500 mail / ngày. Tuy nhiên đó là với trường hợp bạn gửi thư tốt, không vi phạm các quy định của Gmail, không làm cho người nhận khó chịu và report spam nhiều. Qua thực tế ghi nhận từ nhiều khách hàng, chúng tôi nhận thấy có nhiều trường hợp có thể gửi với số lượng nhiều hơn 500 mail / ngày là nhờ việc gửi thư tốt không làm người nhận khó chịu report spam.

   Thông thường, để tránh người dùng lập hòm mail để gửi thư rác, đối với các hòm mail mới lập ra hoặc chưa gửi số lượng lớn bao giờ, Gmail sẽ chỉ cấp hạn nghạch với số lượng ít ngẫu nhiên một vài chục mail / ngày. Sau một thời gian gửi Gmail sẽ căn cứ dựa trên kết quả gửi, nếu bạn gửi thư tốt không làm người nhận khiếu nại thư rác thì Gmail sẽ cấp hạn nghạch nhiều hơn tăng dần cho đến khi đạt được giới hạn 500 mail / ngày.

2. Tại sao lại là Gmail mà không phải Yahoo, Hotmail ?

- Gmail cho phép gửi số lượng thư nhiều hơn hẳn mail của các nhà cung cấp mail khác như Yahoo, Hotmail. Trong khi Hotmail chỉ cho gửi 100 mail / ngày thì Gmail cho gửi tới 500 mail / ngày.

- Gmail gửi dễ dàng vào inbox hơn. Qua thực tế cho thấy hòm mail của Yahoo gửi hay bị vào spam và hay bị thất lạc email (người nhận không nhận được). Còn mail của Gmail thì gần như không bao giờ thư bị thất lạc.

- Gmail có độ ổn định cao và nhiều người sử dụng nên việc trung chuyển cùng hệ thống giữa các địa chỉ Gmail với nhau sẽ diễn ra tốt hơn. Từ đó đảm bảo được mail của bạn sẽ đến được tay người nhận tốt hơn.

3. Chuyện gì nếu tôi gửi thư rác ?

   Bạn có thể gửi email hàng loạt với hòm Gmail, tuy nhiên không được sử dụng nó để gửi những bức thư vi phạm quy định của Gmail, cụ thể là thư rác, lừa đảo, thư chứa nội dung không lành mạnh...

   Đừng cố gắng gửi thư rác bằng hòm Gmail, bạn sẽ có nguy cơ bị Gmail khóa tài khoản, thư rác là thư làm người nhận khó chịu, vô giá trị, khiến người nhận phải cho vào thùng rác và bấm vào nút Report Spam. Gmail sẽ thống kê được có bao nhiêu người đã khiếu nại thư của bạn là thư rác và có phương án xử lý thích hợp như đưa thư của bạn vào spam, cắt giảm hạn nghạch, cảnh cáo và có thể khóa tài khoản nếu thực sự nghiêm trọng.

4. Có nên tạo nhiều hòm Gmail để gửi?

   Câu hỏi này được rất nhiều người nghĩ đến khi có ý đinh sử dụng hòm mail miễn phí để gửi với số lượng lớn. Với quan niệm 1 hòm Gmail có thể gửi được 500, thì 10 hòm Gmail có thể 5000 mail nên nhiều người đã thử lập ra nhiều hòm Gmail để gửi. Tuy nhiên số lượng gửi được không như mong muốn mà còn phản tác dụng vì Gmail cho rằng bạn đang cố gắng vi phạm quy định của Gmail.

   Ở góc độ của Gmail, Gmail cũng đã tính đến điều này, Gmail có thể dễ dàng biết được nhiều hòm mail có đang được cùng sử dụng trên một máy tính hay không, vì vậy đừng cố gắng tạo ra nhiều hòm Gmail để gửi. Nếu bạn thực sự cần gửi số lượng lớn, hãy sử dụng các hòm mail chuyên dùng để gửi với số lượng lớn như hòm mail của công ty, server mail hoặc thuê SMTP server

    Ở trên màn hình chính của Amazon SES, bạn sẽ thây có 4 biểu đồ Deliveries, Bounces, Complaints, Rejects... là các tỷ lệ mà các bạn cần lưu ý khi gửi email hàng loạt qua Amazon SES. Sau đây là ý nghĩa của các tỷ lệ trên :

1. Deliveries

    Biểu đồ này thể hiện số lượng người đã nhận được email của bạn. Số lượng người đã nhận được khác với số lượng người đã gửi, bạn có thể gửi tới 10.000 người nhưng trên thực tế chỉ có 9.800 người nhận được mail còn 200 người còn lại do một số nguyên nhân nào khác mà họ không nhận được như địa chỉ email bị sai, địa chỉ email không tồn tại hoặc do có chục trặc nào khác trong quá trình chuyển thư nên thư đã không đến được hòm thư người nhận.

2. Bounces

- Thể hiện lượng email không tồn tại, email bị trả lại.

- Khi bạn gửi tới 1 địa chỉ email không tồn tại, Amazon sẽ trả lại bức thư đã gửi về trong hòm mail của bạn để báo cho bạn biết rằng địa chỉ bạn gửi bị sai hoặc không tồn tại. (Điều này cũng giống hệt như bạn gửi thư ở bưu điện, khi bạn gửi sai địa chỉ thì hôm sau bưu điện cũng trả lại thư cho bạn và báo cho bạn biết nguyên nhân tại sao thư bị trả lại).

   Trong thư điện tử, việc gửi tới nhiều người không tồn tại còn bị đánh giá là bạn đang gửi thư rác. Danh sách email có nhiều địa chỉ không tồn tại hay còn được gọi là danh sách email rác.

   Bạn nên hạn chế tối đa việc thu thập một cách bừa bãi hoặc đi mua các danh sách trên mạng. Trong những danh sách này có nhiều địa chỉ email không tồn tại và nếu lượng email không tồn tại quá cao bạn sẽ có nguy cơ bị Amazon coi là gửi thư rác và khóa tài khoản. Bạn sẽ không muốn mất thời gian lập lại 1 tài khoản khác vì vậy cách tốt nhất là thực hiện đúng quy định của Amazon, không gửi thư rác và thu thập bừa bãi hay mua bán các địa chỉ email. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng thêm tính năng lọc email chết bị trả lại qua IMAP/POP3 để loại bỏ các email không tồn tại bị trả lại trong danh sách.

3. Complaints

     Biểu hiện lượng người đã khiếu nại thư của bạn là thư rác. Ở trên các hòm mail đều có nút Report Spam dùng để khiếu nại thư rác. Khi có ai đó bấm vào nút này, Amazon sẽ thu nhận kết quả khiếu nại và xử lý chúng, nếu bạn gửi thư làm nhiều người nhận khó chịu và cùng bấm vào nút này. Tỷ lệ complain của bạn sẽ dâng cao khiến Amazon để mắt tới bạn. Amazon sẽ gửi cảnh báo để bạn cải thiện, nếu bạn vẫn tiếp tục làm nhiều người nhận khó chịu và khiếu nại thư rác bạn sẽ có nguy cơ bị Amazon khóa tài khoản. Việc lập lại 1 tài khoản mới sẽ mất thời gian nên tốt nhất bạn nên thay đổi cách gửi trước khi bị khóa tài khoản.

4. Rejects

    Biểu đồ Rejects là biểu đồ ghi lại số lượng thư bị từ chối do bộ lọc của Amazon, có thể do thư của bạn chứa 1 tệp tin bị tình nghi là 1 virus gây nguy hiểm cho người nhận. Nếu bạn có 1 tệp tin chứa phần mềm gây hại trong máy, hãy thử đính kèm tệp tin này vào bức mail và gửi qua Amazon, ngay lập tức bạn sẽ thấy tỷ lệ rejects thể hiện bức mail của bạn đã bị chặn lại. Tất nhiên nếu bạn không gửi cái gì độc hại cho khách hàng thì tỷ lệ này sẽ luôn là con số 0 và bạn không bao giờ phải lo nghĩ đến tỷ lệ này.

    Để theo dõi những ai đã mở email, những ai đã bấm vào link trong bức mail hoặc những ai đã từ chối nhận email, phần mềm gửi mail hàng loạt UltraMailer cần có 1 tên miền website để làm điều này.  Khi có ai đó click vào đường link trong bức mail, họ sẽ được truyền đến đường link website của phần mềm trong tíc tắc để phần mềm ghi lại thông tin về người mở mail. Không chỉ riêng UltraMailer, tất cả các phần mềm có tính năng thống kê những người mở mail đều hoạt động theo nguyên lý tương tự.

   Mặc định khi mới cài đặt phần mềm, UltraMailer sẽ có sẵn tên miền 'track.chanret.com' để làm công việc theo dõi trên. Tuy nhiên, đôi khi có 1 nhóm người nào đó sử dụng UltraMailer để gửi thư rác, nên các nhà cung cấp dịch vụ email như Gmail có thể đưa tên miền 'track.chanret.com' trên vào blacklist vì tên miền đó nằm trong những bức thư bị khiếu nại thư rác. Điều này dẫn đến những người khác sử dụng chung tên miền này để thống kê lượt đọc có thể bị ảnh hưởng làm thư của họ cũng bị vào spam. Nhưng một lợi thế đặc biệt của UltraMailer là khả năng hỗ trợ thay đổi tên miền thống kê thành tên miền của riêng bạn nên bạn sẽ không cần lo lắng. Khi tên miền của bạn bị vào blacklist bạn có thể thay tên miền khác vào và thư lại trở lại inbox bình thường

Nếu tên miền dùng để thống kê bị vào blacklist, bạn chỉ cần thực hiện một số bước sau để thay đổi lại tên miền dùng theo dõi những người đã mở email là thư sẽ vào inbox trở lại bình thường.

B1. Tạo 1 tên miền con (sub-domain) trên website của bạn

    Bạn sẽ cần một tên miền con dùng để thống kê những người đã mở email và những người đã click vào link. Để làm được điều này, bạn đăng nhập vào trang quản trị tên miền website của bạn, tạo bản ghi (record) với thông số sau hoặc nhờ phía cung cấp tên miền tạo hộ:

Host : track
Loại Record : CNAME
Địa chỉ : track.chanret.com

Mục đích của bạn là tạo ra 1 tên miền con để thống kê lượt đọc, ví dụ track.ten-mien-cua-ban.com hoặc theodoi.ten-mien-cua-ban.com rồi trỏ tên miền đó về hệ thống của UltraMailer.

B2. Ping để kiểm tra xem đã có hiệu lực chưa.

    Các bạn vào Start -> Run -> gõ cmd , bấm Enter. Rồi trên cửa sổ cmd các bạn gõ lệnh ping track.ten-mien-cua-ban.com (thay ten-mien-cua-ban.com thành tên miền website bạn). Sau đó bấm Enter , nếu kết quả nhận được là Pinging track.chanret.com nghĩa là bạn đã trỏ tên miền thành công về hệ thống.

B3: Cấu hình lại tên miền dùng để thống kê trên phần mềm

    Các bạn quay trở lại phần mềm UltraMailer, bấm vào Thiết lập -> Cấu hình tên miền . Các bạn sẽ thấy có 3 ô trắng điền "http://track.chanret.com/.... (và 1 đoạn chữ dài đằng sau)" . Bạn chỉ cần thay hết từ khóa track.chanret.com thành tên miền con mà bạn vừa tạo ra lúc nãy ( track.ten-mien-cua-ban.com ) và bấm xác nhận là được.

B4. Thông báo cho UltraMailer về tên miền của bạn

    Hãy thông báo cho chúng tôi về tên miền bạn đã tạo để chúng tôi xác nhận trên hệ thống. Sau đó bạn có thể gửi thử vào hòm mail của mình để kiểm tra xem thư có bị vào spam nữa hay không.

Lưu ý: nếu bạn đã thử tắt tính năng thống kê lượt đọc và thống kê lượt click nhưng thư vẫn luôn vào spam, nguyên nhân không phải do tính năng thống kê lượt đọc nữa. Bạn có thể tham khảo thêm nguyên nhân chiến dịch Email Marketing của bạn bị vào spam

1. The SMTP server requires a secure connection or the client was not authenticated. The server response was: 5.5.1 Authentication Required?

Lỗi này liên quan đến vấn đề đăng nhập và tài khoản, thường có 3 nguyên nhân chính :

- Do bạn điền sai tài khoản hoặc mật khẩu hòm Gmail. Hãy kiểm tra lại ô tài khoản và mật khẩu và chắc chắn bạn đã điền đúng.

- Do Gmail yêu cầu đăng nhập lại vào hòm mail để xác thực. Bạn có thể nhận được 1 bức mail của Gmail gửi tới yêu cầu xác nhận rằng bạn vừa đăng nhập vào hòm mail, đơn giản là hãy đăng nhập vào hòm mail và kiểm tra thư mới, nếu có thư mới gửi đến hãy làm theo hướng dẫn trong thư để "Bật chế độ" cho phép đăng nhập từ ứng dụng kém bảo mật.

- Do bạn vừa gửi một số lượng thư lớn, có nhiều địa chỉ email không tồn tại lạ trong danh sách hoặc có người khiếu nại thư rác nên Gmail đã tạm ngưng không cho bạn gửi tiếp. Bạn cố gắng chờ một lúc khác và gửi lại sẽ không bị thông báo lỗi nữa.

 Ngoài ra nếu trong lỗi có dòng chữ STARTSSL thì do bạn chưa bật chế độ SSL. Để gửi email qua Gmail bạn cần bật chế độ SSL.

2. Lỗi 5.4.5 - Mailbox unavailable. Daily sending quota exceed...

- Lỗi này thì chỉ có 1 trường hợp duy nhất là do bạn gửi quá hạn nghạch mà hòm Gmail cho phép trong ngày. (Daly sending quota exceeded). Hãy kiên nhẫn chờ đợi sang hôm khác để gửi tiếp. Theo quy định hiện tại của Gmail, số lượng mail cho phép gửi có thể lên tới 500 email / ngày. Nhưng còn tùy thuộc vào tiểu sử hòm mail của bạn (xem thêm hòm Gmail cho phép gửi bao nhiêu email / ngày) , Gmail tính hạn nghạch theo 24 giờ nên có thể bạn sẽ có hạn nghạch ngay nếu tổng số mail bạn gửi trong vòng 24 giờ trước không vượt quá hạn nghạch mà Gmail quy định.

3. Failure sending email

Thông báo này có 3 trường hợp sau :

- Do bạn cấu hình sai SMTP server hoặc Port. Hãy chắc chắn rằng bạn đã điền đúng (SMTP server : smtp.gmail.com , Port : 25 hoặc 465 hoặc 587 , tất cả đều bật chế độ SSL)

- Do bạn đã gặp lỗi số 1 và lỗi số 2 nhưng chưa khắc phục mà cố gắng gửi tiếp nên tạm thời gặp phải lỗi này. Bạn chỉ cần chờ thêm 1 lát rồi gửi lại sẽ không gặp phải hiện tượng này nữa

- Do bạn gửi với tốc độ quá nhanh nên bị Gmail chặn lại, hãy thử chỉnh tốc độ gửi chậm xuống và gửi thử lại sau 5-10 phút.

- Do máy tính của bạn có cài phần mềm diệt virus hoặc tường lửa nào đó chặn không cho gửi mail, hãy mở vào bảng điều khiển của phần mềm diệt virus bạn đang sử dụng và tắt chế độ chặn gửi mail.