Bạn gửi mail hàng loạt nhưng bị vào spam và cần tìm một hướng dẫn cụ thể chỉ từng bước (step by step) đưa thư trở lại vào inbox. Xin hãy tham khảo hướng dẫn sau đây:
Các bước xử lý khi thư bị vào spam
1. Soạn 1 bức thư mới với nội dung chỉ là "Gửi thử mail".
Bước đầu tiên bạn cần xác định xem có phải thư vào spam do nội dung thư hay không. Cách đơn giản nhất là bạn soạn 1 bức thư chỉ ghi mỗi dòng chữ "Gửi thử mail" trong cả tiêu đề và nội dung rồi gửi thử bức thư đó.
Nếu bức thư mới này luôn vào inbox còn bức thư cũ luôn vào spam, có nghĩa là bức thư cũ có chứa đoạn văn bản hoặc đường link nào đó bị Gmail nhận diện là spam. Bạn có thể chép từng phần của thư cũ qua thư mới rồi gửi thử lại nhiều lần để xác định do phần nội dung thư nào làm thư vào spam và sửa lại phần nội dung thư đó. Thường Gmail sẽ nhận diện dựa vào các thông tin liên hệ (số điện thoại, đường link website hoặc hình ảnh đặc trưng có trong thư).
Những lỗi thường hay mắc phải trên nội dung thư khiến thư bị vào spam đó là viết hoa tiêu đề thư, tên người gửi, màu sắc thư quá lòe loẹt (xanh đỏ), font chữ quá lớn, chèn link website trên tiêu đề thư, link website nằm trong danh sách đen của Gmail...
2. Tắt thử tính năng theo dõi lượt đọc, theo dõi lượt click
Để theo dõi lượt đọc, theo dõi lượt click vào link trong email, các phần mềm gửi email có tính năng thống kê như UltraMailer sẽ chèn vào mail 1 đường link theo dõi. Đường link này có thể tùy chỉnh lại theo ý muốn, nếu bạn chưa chỉnh lại thì phần mềm sẽ dùng đường link mặc định với tên miền có sẵn là track.chanret.com . Tuy nhiên đường link có sẵn này được nhiều người dùng dùng chung để gửi thư, nên có thể xảy ra trường hợp một nhóm người nào đó gửi thư rác, thư lừa đảo bị khiếu nại làm ảnh hưởng tới những người khác.
Để tắt tính năng này, bạn vào mục Thiết lập, bỏ tích ở 2 dòng dưới cùng ( theo dõi lượt đọc, theo dõi lượt click) rồi gửi thử lại để kiểm tra xem thư vào inbox hay chưa.
Nếu thư vào lại inbox sau khi tắt tính năng này thì bạn cần cấu hình lại tên miền dùng để theo dõi lượt đọc, lượt click trên UltraMailer để thay tên miền của bạn vào sử dụng rồi bật lại tính năng này là không bị vào spam nữa.
3. Thay tên người gửi, xóa trắng ô Reply-To
Các thông tin hiện lên cho người nhận, như Tên người gửi, Reply-To có thể được Gmail sử dụng để nhận diện thư rác . Ví dụ bạn điền tên người gửi là 1 tên thương hiệu (Batdongsan-ABC) rồi gửi làm người nhận report spam nhiều, Gmail có thể nhận diện các bức thư có tên tương tự và cho vào mục Spam.
Bạn chuột phải vào tài khoản đã thêm vào trong mục Email của bạn, chọn Sửa, và đổi lại tên người gửi đồng thời xóa trắng ô Reply-To ở dưới cùng rồi lưu và gửi thử lại xem thư đã vào inbox chưa.
4. Thay địa chỉ email người gửi
Địa chỉ email mà bạn dùng để gửi thư, có thể đã bị nhiều người nhận khiếu nại và bị Gmail đánh giá tín nhiệm thấp.
Bạn có thể đổi sang 1 địa chỉ email người gửi khác để gửi thử lại xem thư đã vào inbox chưa. Địa chỉ email người gửi mới tránh lập ra với cấu trúc giống nhau, ví dụ như phanmemultramailer01@gmail.com , phanmemultramailer02@gmail.com , phanmemultramailer03@gmail.com... vì gmail có thể nhận diện thông minh các địa chỉ email người gửi na ná giống nhau.
5. Sử dụng SMTP server khác
SMTP server bạn đang sử dụng có thể ảnh hưởng đến việc thư có vào inbox hay không, hãy lựa chọn các nhà cung cấp dịch vụ SMTP server gửi email marketing uy tín có quy định về việc chống spam. Những bên cung cấp dịch vụ SMTP này có quy định không cho người dùng gửi thư rác, từ đó hạn chế được lượng thư rác gửi qua server và được sự tín nhiệm từ Gmail,Yahoo, Hotmail. Từ đó khả năng vào inbox khi gửi qua các server này sẽ cao hơn. Các bạn có thể tìm thấy các tên tuổi như Amazon SES, Mandrill, SendGrid... cung cấp SMTP chất lượng tốt trên thế giới.
