Câu hỏi:

Tôi gặp lỗi "Email không thể xác thực" khi gửi thư trên phần mềm UltraMailer. Vậy lỗi này nghĩa là gì và xử lý thế nào?

Giải đáp:

Phần mềm UltraMailer có tích hợp tính năng tự động kiểm tra email tồn tại trước khi gửi. Giúp giảm thiểu việc gửi thư tới những địa chỉ email không tồn tại. 

Lỗi  "Email không thể xác thực"  do phần mềm không kiểm tra được email người nhận có tồn tại hay không. Nếu quý khách vẫn muốn tiếp tục gửi tới địa chỉ email này, quý khách có thể tắt tính năng kiểm tra email trước khi gửi bằng cách vào mục Thiết lập > chọn tab Sàng lọc và bỏ tích ở dòng "Kiểm tra email tồn tại trước khi gửi" . Sau đó quý khách gửi lại những email không thể xác thực sẽ không bị lỗi này nữa (quý khách có thể bôi đen những email đó và chuột phải chọn Thao tác > Gửi lại để gửi lại).

Hiện nay các phần mềm kiểm tra email không tồn tại trước khi gửi đều có hạn chế không thể kiểm tra được toàn bộ. Do một số hòm thư và tên miền không cho kiểm tra trước khi gửi mà bắt phải gửi thư đến rồi chờ thư trả lại mới biết được email có tồn tại hay không. Do đó với những email mà phần mềm không kiểm tra được theo cách kết nối thông thường thì phần mềm sẽ báo lỗi Không thể xác thực.

Bắt đầu từ 31/5/2022, Gmail đã tạm dừng tính năng "Allow Less Secure App" trên tài khoản Gmail cá nhân dẫn tới bạn không thể cấu hình tài khoản Gmail cá nhân vào các phần mềm gửi email hàng loạt sử dụng giao thức SMTP như UltraMailer. Để khắc phục vấn đề này, bạn có thể bật chế độ Xác minh 2 bước và sử dụng mật khẩu ứng dụng để gửi thư qua UltraMailer. Sau đây là hướng dẫn chi tiết:

 

Bước 1. Bật chế độ xác thực 2 bước trên tài khoản Gmail

1.1) Đầu tiên các bạn đăng nhập vào tài khoản Gmail, sau đó bấm vào biểu tượng avatar ở góc bên tay phải phía trên cùng trang Gmail và chọn Google Account (hoặc nếu dùng tiếng Gmail Tiếng Việt là Quản lý tài khoản Google của tôi)  như hình dưới đây:

 

1.3) Vào mục Bảo Mật > Chọn Xác minh 2 bước:

 

1.4) Bấm nút Bắt đầu:

1.5) Điền số điện thoại và bấm Tiếp theo:

1.6) Điền mã xác minh mà ban nhận được trong điện thoại rồi bấm Tiếp theo:

 

1.7) Chọn Bật:

 

Bước 2: Tạo mật khẩu ứng dụng và điền vào UltraMailer

2.1) Vào mục Bảo Mật và chọn Tạo mật khẩu ứng dụng:

 

2.2) Vào mục Bảo Mật và chọn Tạo mật khẩu ứng dụng::

 

2.3) Chép mật khẩu ứng dụng đã tạo:

 

2.4) Dán vào UltraMailer và bấm gửi thử để kiểm tra cấu hình đúng hay chưa, sau đó bạn có thể lưu lại và sử dụng tài khoản đã cấu hình để gửi thư bình thường:

Khi gửi thư hàng loạt, bạn thường có nhu cầu cá nhân hóa nội dung bức thư bằng cách chèn một số thông tin cơ bản của người nhận vào bức thư như Họ , Tên vào trong bức mail.

Ví dụ khi bạn muốn gửi thư tới 1 người tên là Phong thì bức thư sẽ mở đầu với dòng chữ Chào Phong. Và tương tự khi gửi thư tới Linh => Chào Linh.

Hướng dẫn

Cách thao tác rất đon giản, đầu tiên bạn nhập các thông tin người nhận từ excel vào phần mềm UltraMailer

Sau đó, khi soạn nội dung mail bạn bấm vào ô Tùy biến,  phần mềm sẽ hiện ra danh sách các cú pháp như ##Họ##, ##Tên## , ##SĐT## ...

Bạn chọn cú pháp mong muốn, phần mềm sẽ chèn cú pháp đó vào vị trí ban đang soạn thảo.

Cách thao tác được mô tả trong hình ảnh dưới đây:

 

Trường hợp bạn muốn chèn nhiều thông tin hơn, ví dụ như bạn muốn gửi 1 thông báo học phí đến hàng loạt phụ huynh và muốn chèn nhiều thông tin như số tiền phí học kỳ 1, tiền vệ sinh, tiền ăn, tiền sửa thiết bị, thuế, .... bạn có thể tham khảo tiếp hướng dẫn cách chèn dữ liệu từ file excel bất kì vào UltraMailer

DKIM (DomainKeys Identified Mail) là 1 dạng chữ kí điện tử dùng để xác thực tên miền trong email. Giả dụ bạn là chủ của website quan trọng như tiki.vn , bạn gửi thư tới người nhận với email admin@tiki.vn và muốn kí điện tử để xác minh 100% rằng bức thư này chính xác được gửi đi từ tiki chứ không phải gửi đi từ 1 người nạc danh nào đó.  Việc dùng DKIM làm tăng tính xác thực của email, giúp thư vào inbox tốt hơn nếu bạn gửi thư từ 1 tên miền tốt. Và khi gửi thư qua các dịch vụ SMTP như Amazon, bạn cũng không thấy xuất hiện dòng chữ như 'qua amazonses.com' ở trên đầu bức thư nữa vì thư đã được kí điện tử xác thực bằng tên miền của bạn.

Sau đây là hướng dẫn cách xác thực DKIM khi gửi qua Amazon:

 

Bước 1. Bạn vào mục Domain > Verify a new Domain

 

Bước 2: Điền tên miền website bạn, tích vào Generate DKIM settings, và bấm Verify this Domain

 

Bước 3 - 4 : Bước này bạn cần đăng nhập vào trang quản trị DNS tên miền, rồi thêm các bản ghi vào tên miền theo như yêu cầu của Amazon

 

Sau khi xong bước 2 bạn sẽ thấy thông báo từ Amazon SES hiện ra như sau:

Bạn chép cấu hình của Amazon SES hiện ra điền vào phần quản trị record tên miền của bạn, bạn bỏ phần record cuối cùng đã gạch chéo đỏ trên hình vì nó dùng để nhận mail trên Amazon, không cần thiết thêm vào.

Khi điền phần Name cũng lưu ý bỏ đoạn tên miền ví dụ trên bản ghi là _amazonses.ultramailer.org thì bạn bỏ phần ultramailer.org đi chỉ điền _amazonses, cấu hình sau khi điền vào sẽ như trong hình sau:

 

Sau khi điền xong bạn bấm Lưu cấu hình

 

Cuối cùng bạn quay lại mục Domains của amazon và cho reload lại sẽ thấy tên miền đã được xác thực thành công như sau:

 

Nếu ghi là Pending thì có thể phải chờ thêm 1 lúc để amazon xác thực, bạn chờ thêm 5 phút rồi F5 lại lần nữa để kiểm tra lại. Nếu ghi là Failed (không thành công) thì có thể bạn đã cấu hình sai gì đó, có thể kiểm tra lại thật kĩ xem phần cấu hình nào bị sai.

Sau khi đã xác thực, bạn gửi thử lại mail bằng mail đuôi tên miền sẽ thấy không còn dòng chữ đi qua amazonses nữa và có thể tỷ lệ vào inbox sẽ được cải thiện hơn nữa.

Chúc bạn thành công!

Nếu bạn đang sử dụng server Amazon SES để gửi email, tuy nhiên gặp phải lỗi Email is not verified (nghĩa là email người gửi chưa xác thực) mặc dù bạn đã xác thực như trong bước 1 của hướng dẫn cấu hình tài khoản amazon ses vào UltraMailer

 

Bạn kiểm tra lại theo hướng dẫn sau để khắc phục:

1. Bạn đã gửi đơn cho Amazon SES xin cấp hạn ngạch ra ngoài chưa. Nếu chưa từng gửi đơn, bạn gửi đơn cho Amazon SES xin cấp hạn ngạch ra ngoài và chờ Amazon duyệt cấp hạn ngạch bạn mới gửi thư ra ngoài được.

2. Nếu bạn đã được cấp, thì kiểm tra phân vùng bạn chọn đã đúng chưa. Amazon có các vùng ở Mỹ, Mumbai, Australia... bạn đăng ký xin cấp hạn ngạch ở vùng nào thì phải vào vùng đó xác thực email, lấy thông số SMTP Server ở vùng đó. Lấy sai phân vùng chưa đăng ký cũng gặp phải lỗi trên:

 

 

Chúc bạn thành công!